Заседание рабочей группы для проведения работы по сбору документов по истории Специальной военной операции в Городищенском районе Пензенской области

Согласно постановлению Администрации Городищенского района Пензенской области от 28.03.2024 252 Об организации работы по сохранению документов по истории Специальной военной операции в Городищенском районе Пензенской области создана рабочая группа для проведения работы по сбору документов по истории СВО.

Целью деятельности рабочей группы является:
сохранение документов по истории Специальной военной операции по защите Донбасса, увековечивание памяти участников, героев, прославивших Городищенский район.

4 апреля 2024 года состоялось первое заседание рабочей группы.

На заседании были рассмотрены вопросы:
1. Кто может передать документы на хранение?
Личные документы могут передать военнослужащие любых воинских званий, видов и родов войск, бывшие военнослужащие, сотрудники частных военных компаний и участники добровольческих формирований, а также волонтеры, участники фондов и программ поддержки СВО и (или) члены их семей, а также волонтеры, участники фондов и программ поддержки СВО.
Потенциально, каждый, кто имеет отношение к СВО, может обратиться с намерением передать свои документы на хранение.

2. Какие документы можно передавать
Принимаются документы в разнообразных формах (текстовые и изобразительные документы, аудио- и видеозаписи на различных носителях, фотографии и др.), в том числе электронные документы.
Отбираются:
дневники, записные книжки, мемуары, воспоминания;
переписка;
творческие работы различных жанров (песни, стихи, рисунки и др.)
фотографии (отдельные фотокарточки, фотоальбомы, а также отснятая фотопленка и электронные фотоматериалы);
видеозаписи;
личные официальные документы (удостоверения, свидетельства, военные билеты и др.);
документы, отражающие профессиональную деятельность, жизненный путь и увлечения человека;
статьи, вырезки из газет и журналов об участнике СВО или отдельных событиях, связанных с СВО;
записи интервью с рассказом об СВО, ее отдельных событиях или участниках.

3. Как оформляется передача документов? Нужно ли за что-то платить?
Участник СВО и иное лицо, изъявивший желание передать документы и (или) предметы в архив заполняет заявление о намерении.
Передача документов оформляется договором в порядке, установленном пунктом 37.9 Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, научных организациях, утвержденных приказом Росархива от 2 марта 2020 г. 24 (зарегистрирован Минюстом России 20 мая 2020 г., регистрационный 58396). Документы предварительно принимаются по описи (по сдаточной описи). При окончательном приеме отобранных документов на постоянное хранение в архив составляется опись дел, документов постоянного срока хранения.
Участники СВО и иные лица не несут никакой финансовой нагрузки при передаче документов в архив.
Подготовленные архивом описи и акты согласовываются с лицом, передающим документы.
Отобранные документы формируются в отдельный фонд личного происхождения или включаются в коллекцию, сформированную из документов разных лиц по тематическому, видовому или иному признаку.

4. Гарантии обеспечение сохранности переданных документов
Надлежащее хранение документов это одна из основных задач архивов. Условия хранения документов определены специальными правилами, соблюдение которых является обязательным для всех архивов. Архивные документы размещаются в специальных папках и коробах из бескислотного картона. В архивохранилищах соблюдаются температурно-влажностный, световой, противопожарный и охранный режимы.
Каждая папка с документами и каждый конкретный документ подлежат учету, им присваиваются индивидуальные учетные номера. Регулярно проводится проверка наличия и состояния архивных документов.

5. Ограничение доступа к документам и определение условий их использования
Договором о передаче на постоянное хранение документов устанавливается срок ограничения доступа к ним. Даже, если это не нашло отражения в договоре, по умолчанию (в соответствии с частью 3 статьи 25 Федерального закона от 22 октября 2004 г. 125-ФЗ Об архивном деле в Российской Федерации) в течение 75 лет с момента создания документа, содержащего сведения о личной и семейной тайне гражданина, его частной жизни, а также сведения, создающие угрозу для его безопасности, доступ к нему будет ограничен.
В договоре может быть предусмотрено снятие таких ограничений на доступ (в случаях, если информация относится непосредственно к данному человеку, но не к другим лицам).

Таким образом, в архиве обеспечивается защита информации ограниченного доступа в соответствии с требованиями законодательства и ограничениями, установленными в договоре при передаче документов в архив.

До истечения указанного срока доступ к документам может быть предоставлен фондосдатчику (участнику СВО), его родственникам (при подтверждении родства), или иным лицам, отдельно указанным в договоре.

По истечении срока ограничения доступа, архив организует доступ пользователей к архивным документам в установленном порядке.

Документы творческого характера охраняются также законодательством об интеллектуальной собственности. Как правило, при заключении договора в него включаются положения о свободном использовании произведений, при обязательном указании авторства и соблюдении иных неимущественных прав их создателей.

Рабочей группой было принято решение о первичном приеме документов по истории СВО в МБУК Центральная районная библиотека Городищенского района с последующей передачей документов по истории СВО на постоянное хранение в архив Городищенского района Пензенской области.